Наредба за деловодството на АС при САБ

НАРЕДБА ЗА ДЕЛОВОДСТВОТО НА АРБИТРАЖНИЯ СЪД ПРИ СЪЮЗА НА АРБИТРИТЕ В БЪЛГАРИЯ

(Загл. изм. с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ)

Чл. 1.(изм. с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ) С тази наредба се определят условията и редът за водене на деловодството и електронния архив на приключилите арбитражни дела на Арбитражния съд при Съюза на арбитрите в България (накратко по-долу само АС при САБ).

Чл. 2. (1) (изм. с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ) Деловодството на АС при САБ е електронно считано от 01.01.2026г.. В електронен формат на магнитен носител, се водят входящия и изходящия регистър, регистъра на заведените дела, електронните досиета на висящите арбитражни дела. Деловодството на АС при САБ се води в гр.София, ул.6-ти септември №33, ет.1.

(2) (нов приет с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ) Приключилите арбитражни дела се съхраняват в електронен архив на приключилите арбитражни дела. Архива на АС при САБ се води в гр.София, ул.6-ти септември №33, ет.1.

Чл. 3. (1) Електронното деловодство на АС при САБ съдържа:

1. входящ и изходящ регистър;

2. (отм. с протокол от 25.02.2026г. от Председателя на САБ);

3. (изм. с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ, изм. с протокол от 25.02.2026г. от Председателя на САБ) електронно досие за всяко образувано висящо дело;

4. регистър на постановените арбитражни решения, определения и разпореждания;

5. (отм. с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ);

(2) (нов приет с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ) Всяко арбитражно дело по ал.1, т.3 се води и на хартиен носител, до предаването му в електронния архив.

Чл. 4.   (1) (изм. с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ изм. с протокол от 25.02.2026г. от Председателя на САБ) Достъп до електронното досие по чл.3, ал.1, т.3, се осигурява на страните, на арбитрите, избрани или назначени да разгледат и решат делото, на съда, на министъра на правосъдието и на инспектората към министъра на правосъдието по чл.46а и чл.52 от Закона за арбитража.

(2) (изм. с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ, изм. с протокол от 25.02.2026г. от Председателя на САБ) Справки и преписи от книжа по арбитражни дела се дават само на страните и техните представители, на съда, на министъра на правосъдието и на инспектората към министъра на правосъдието по чл.46а и чл.52 от Закона за арбитража, а на трети лица, само след предварително писменно съгласие на страните по делото.

(3) (отм. с протокол от 25.02.2026г. от Председателя на САБ).

(4) (изм. с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ) Съгласно Наредба №Н-2 от 18.11.2025 г. за Регистъра на арбитражите, достъп до електронната деловодна система на АС при САБ се предоставя на съдии от Върховния касационен съд и на съдии от окръжните съдилища и Софийския градски съд с оглед разглеждане на искове по чл.47 и издаване на изпълнителен лист по чл.51, ал.1 и 2 от а за арбитража.

(5) (нов приет с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ) Разноските по изготвянето на преписи, са за сметка на поискалата ги страна или институция и се внасят авансово. В хипотезата на ал.4, разноските са за сметка на АС при САБ.

Чл. 5. (1) Изнасянето на дела или документи извън помещенията на АС при САБ от съответните компетентни органи става само във вид на копия и въз основа на писмен акт на съдия или прокурор.

(2) Заверените от АС при САБ копия на дела и документи се предават срещу подпис на изрично и поименно посочено в акта длъжностно лице, само след внасяне на съответната такса.

Чл. 6.Служба "Регистратура":

1. приема и регистрира входящата кореспонденция;

2. експедира изходящата кореспонденция;

3. осигурява информация за получената и изпратената кореспонденция;

4. води съответните електронни книги;

5. разпределя и направлява постъпилата поща;

6. изпълнява и други задължения, свързани с документооборота и административното обслужване, възложени от председателя на АС при САБ и съдебния администратор.

Чл. 7. (изм. с протокол от 25.02.2026г. от Председателя на САБ) В регистратурата се водят входящ/изходящ дневник, на хартиен и електронен носител.

Чл. 8. Всеки входящ или изходащ документ в електронната система на АС ппри САБ притежава уникален регистрационен номер във формат „ггггммддччммсс” (година, месец, ден, час, минута, секунда).

Чл. 9. Във входящия дневник се описват всички документи и дела, постъпващи в АС при САБ.

Чл. 10. В изходящия дневник се описват всички изходящи от АС при САБ документи и дела.

Чл. 11. (1) Отбелязванията във входящия и изходящия дневник се номерират последователно.

(2) На първата страница на всеки приет или издаден от АС при САБ документ се отбелязват регистрационният номер. При поискване от вносителя на документа тези данни се отбелязват и на представено от него копие.

(3) При обработването на постъпили по пощата книжа се запазва пликът. Върху първата страница на постъпилите книжа се записва номерът на обратната разписка или датата на пощенското клеймо с означение, че са получени по пощата.

Чл. 12. Книжата, отнасящи се до висящи дела, се предават от служба "Регистратура" на Съдебния секретар в деня на постъпването им.

Чл. 13.(1) Книжата, по които се образуват дела, се предават най-късно на следващия ден от постъпването им на председателя на АС при САБ, който образува делото, ако са налице процесуалните изисквания. След което председателя на АС при САБ определя решаващия орган съобразно реда на избор на арбитри уреден в арбитражното споразумение, а при липса на такъв, съобразно разпоредбите на ЗА.

(2) След образуване на делото председателят на АС при САБ предава делото на решаващия орган.

(3) Разпорежданията на решаващия орган за оставяне без движение при нередовни книжа се изпълнява от Съдебния секретар, а материалите се съхраняват в отделна папка.

Чл. 14.(1) Съдебният секретар:

1. съставя протоколи за откритите съдебни заседания;

2. (изм. с протокол от 25.02.2026г. от Председателя на САБ) изготвя списъци за реда и часовете на разглеждане на делата и поставя списъците за реда и часовете на разглеждане на делата пред съдебната зала и информационните табла;

3. подрежда по реда на постъпването книжата от заседанията;

4. изпълнява разпорежданията на решаващия орган, постановени в откритите, закритите и разпоредителните заседания;

5. съставя документи за изплащане на определените суми за възнаграждения и разноски на експерти, свидетели, съдебни заседатели и др.;

6. съставя списъци на лицата за призоваване в АС при САБ след първото по делото заседание, на които отбелязва кога и къде са изпратени призовките и съобщенията;

7. (изм. с протокол от 25.02.2026г. от Председателя на САБ) проверява връщането на призовките и другите книжа по делото и докладва резултата на решаващия орган;

8. най-късно в тридневен срок от съдебното заседание изготвя призовките по отложените дела и отразява резултата в книгата за откритите заседания;

9. изготвя преписите на съдебни актове;

10. образува в дела разпределените по докладчици входящи документи;

12. извършва вписвания в съответните деловодни книги;

13. изпраща призовките и съобщенията по делата, с изключение на тези по отложените дела;

14. подрежда новопостъпили документи към висящите дела;

15. следи за изтичане на процесуалните срокове, представя делата на решаващия орган и изпълнява неговите указания;

16. организира и поддържа подреждането на делата в деловодството;

17. предоставя справки по делата;

18. (изм. с протокол от 25.02.2026г. от Председателя на САБ) подготвя и изпраща до ВКС на РБ делата, по които са постъпили жалби по ЗА;

19. предава в архива приключените дела;

21. отразява в електронната папка съответния статус и местоположение на делото;

22. изпълнява и други задължения, свързани с документооборота и възложени му от председателя на АС при САБ.

(2) При невъзможност на съдебния секретар да извърши съответното действие Председателя на АС при САБ може да извърши действия от компетентността на съдебния секретар

Чл. 15.В деловодството се водят следните книги и регистри:

1. (изм. с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ) регистър на постановените арбитражни решения, определения и разпореждания;

2. (изм. с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ) електронно досие за всяко образувано дело;

Чл. 16. (1) (изм. с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ) Електронното досие за всяко дело осигурява информация за делото от образуването им до предаването в архива. В електронното досие се отразяват и промените на обстоятелствата относно предмета, страните, настъпили в хода на делото.

Чл. 17.(изм. с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ, изм. с протокол от 25.02.2026г. от Председателя на САБ) В регистърът на решения, определения и разпореждания се вписва диспозитива на арбитражния акт. Арбитражния акт получава номер генериран от датата на постановянето му и номера на делото. Номерът и датата на съдебното решение или определение се отразяват в регистъра на постановените арбитражни решения, определения и разпореждания.

Чл. 18.(1) (изм. с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ) До предането им в архив, книжата по образуваните дела се поставят в папки.

(2) Върху предната корица на папките се отбелязват наименованието АС при САБ, страните, датата на образуване и приключване и датите на насрочените открити съдебни заседания.

(2) Всички книжа, които постъпват или се съставят по делото, се прикрепват последователно в папката и се номерират. При запълване на корицата на делото с книжа към долната страна на корицата се прикрепя с машинки нова папка, на която се отбелязва същият номер на делото. Първата папка се обозначава като том 1, а следващата като том 2 и т. н. Номерата на поредния том се отбелязват над целия номер на делото. На празен лист в края на първата папка се отбелязва: "Следва том 2" и така за всеки пореден том. Номерирането на книжата, които се прилагат в новите томове, следва номерацията на книжата от предишния том.

Чл. 19.(1) Папките с несвършени дела се подреждат вертикално върху рафтовете по пореден номер за всяка календарна година.

(2) Делата, по които тече срок за извършване на определени процесуални действия, се подреждат на отделен рафт.

(3) (изм. с протокол от 25.02.2026г. от Председателя на САБ)Свършените дела, по които има влязло в сила решение, и по които са изтекли сроковете за обжалване по ЗА, се предават на архив.

Чл. 20.(1) Делата се съхраняват в деловодството. При изнасяне на дело от деловодството деловодителят записва в картона за взето дело, кой взема делото, номера на делото и датата. Картонът за взето дело се поставя на мястото на взетата папка. Картонът за взето дело се използва многократно по различни дела.

(2) При постъпване на документи по дело, когато същото не се намира в деловодството, документите се поставят в папка-джоб, която се подрежда на рафта до картона за взето дело. При връщане на делото в деловодството документите се прилагат към делото.

Чл. 21.(1) Новообразуваните дела се вписват в съответната описна книга най-късно на следващия работен ден след предаването им в деловодството.

(2) В деня на вписване делото се докладва на Председателя на АС при САБ за определяне на решаващ орган и насрочване.

(3) Решаващия орган определя датата и часа на съдебните заседания.

(4) При определяне на часовете на съдебните заседания се вземат предвид местожителството на призоваваните лица.

(5) Делата, по които има съвпадащи страни, се насрочват по възможност в един и същи ден.

Чл. 22.(1) Съдебния секретар изпраща призовките по новообразуваните дела най-късно в тридневен срок от насрочването им.

(2) Призовката има съдържание съгласно изискванията на процесуалните и.

(3) Съдебния секретар незабавно преглежда върнатите призовки, а неправилно връчените както и невръчените се докладват същия ден на решаващия орган.

(4) Резултатът по решените дела се отразява в описната книга от съдебния секретар.

Чл. 23. Най-късно на следващия ден след предаване на решеното дело съдебния секретар изготвя и изпраща обявления на страните, за което прави отбелязване върху решението.

Чл. 24. (1) Ако някое дело бъде изгубено или унищожено преди изтичане на срока за пазенето му, по нареждане на председателя на АС при САБ то се възстановява. За целта се съставя акт от съдебния администратор и се използват всички книжа, отнасящи се до делото, които се намират в АС при САБ, в други учреждения и в страните.

(2) След като се приключи събирането на материалите и се съставят проектите за възстановяваните книжа, решаващия орган в открито заседание с призоваване на страните се произнася по възстановяването с определение, което подлежи на обжалване по общия ред.

(3) По реда на предходните алинеи се възстановяват и изгубени или унищожени съдебни актове и съдебни книжа.

Чл. 25. Препис от влязлото в сила решение или определение, се издава в един оригинал, само в полза на страната по делото, чиито права подлежат на принудително изпълнение.

Чл. 26. Представените по делото писмени доказателства и документи се връщат на страните по тяхна писмена молба след приключване на делото с влязъл в сила съдебен акт по разпореждане на решаващия орган.

Чл. 27. Всички действия на деловодството по привеждане в изпълнение на влезли в сила съдебни актове се отбелязват с датирана бележка върху самия акт, която се подписва от съдебния служител, извършил действието.

Чл. 28.(изм. с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ) Служба "Електронен архив" осигурява съхраняването на всички свършени дела, деловодни книги и документи. В архива се съхраняват приключените дела 10 години от приключването им. Решенията и мотивите към тях, както и сключените спогодби се съхраняват 50 години.

Чл. 29. Служба "Електронен архив":

1. приема от Съдебния секретар приключените през предходнят месец арбитражни дела;

2. извършва сканиране в ПДФ формат на приключените дела и ги съхранява на електронен носител;

3. извършва всички видове справки по приключилите дела;

4. извършва преглеждане и унищожаване на делата с изтекъл срок на съхранение;

5. извършва и други дейности, възложени от съдебния администратор и от председателя на АС при САБ, свързани с предадените в службата дела и документи.

Чл. 30. След приключване на делото и изтичане на един месец, след изтичане на срока по чл.48 ЗА или в едномесечен срок от влизане в сила на решението по чл. 49 ЗА с което е отхвърлено искането по чл.47 ЗА, арбитражното дело се сканира във ПДФ формат в резолюция не по-малко от 100 пиксела и се записва като електронно копие на магнитен носител. Електронното копие, удостоверено с електронен подпис на АС при САБ към момента на неговото запазване, се счита вярно с оригинала на документа.

Чл. 31. След запазване на електронното копие, на магнитен носител, арбитражното дело, се унищожава, чрез нарязването му, по начин правещ възстановянето му невъзможно.

Чл. 32. (отм. с протокол от 25.02.2026г. от Председателя на САБ);

Чл. 33. (1) Печатът на АС при САБ има кръгла форма с диаметър 30 мм и следното съдържание:

1. в средата – на два реда, на първия ред: АРБИТРАЖЕН, на втория ред: СЪД;

2. около текста по т. 1 в кръг е разположен надпис: ПРИ СЪЮЗА НА АРБИТРИТЕ В БЛЪЛГАРИЯ.

(2) АС при САБ може да има само печат, който се изработва в "Монетен двор" - ЕООД, София.

(3) Мастилото за печатът се изработва в НИКК, след заповед на Министъра на вътрешните работи.

Настоящата Наредба за деловодството на Арбитражния съд при Съюза на арбитрите в България е приета от Управителния съвет на Съюза на арбитрите в България с решение по Протокол № 2 от 01.10.2012г., изменена с протокол от 22.12.2025г. от Председателя на САБ, изменена с протокол от 25.02.2026г. от Председателя на САБ.

Утвърдил :

Председател на АС при САБ