Наредба за архива на АС при САБ

НАРЕДБА ЗА АРХИВА НА АРБИТРАЖНИЯ СЪД ПРИ СЪЮЗА НА АРБИТРИТЕ В БЪЛГАРИЯ

Чл. 1. С тази наредба се определят условията и редът за водене на архива на Арбитражния съд при Съюза на арбитрите в България (накратко по-долу само АС при САБ). Архива на АС при САБ се води в гр.София, ул.6-ти септември №33, ет.1.

Чл. 2. Архива на АС при САБ е елетронен. В електронен формат на магнитен носител, се водят входящия и изходящия регистър, деловодните книги и внесените в архива дела.

Чл. 3. Архива на АС при САБ съдържа:

1. входящ и изходящ регистър;

2. регистър на заведените дела;

3. деловодните книги на арбитражни дела;

4. платежни и други документи;

5. печат на АС при САБ.

Чл. 4. (1) Справки и преписи от книжа по арбитражни дела се дават само на страните и техните представители, а на трети лица, включително и на органите на държавната и съдебната администрация, само след предварително писменно съгласие на страните по делото.

(2) След приключване на арбитражното дело, справки и преписи от книжа по него се дават на страните и трети лица, включително и на органите на държавната и съдебната администрация, само след предварително писменно съгласие на всички страни по делото.

(3) Единствено при поискване от ВКС на РБ, при обжалване по реда на чл.47 ЗМТА, се изготвя заверен препис от арбитражното дело, без съгласието на страните по делото.(4) Разноските по изготвянето на преписи, са за сметка на поискалата ги страна или институция и се внасят авансово. В хипотезата на ал.3, разноските са за сметка на АС при САБ.

Чл. 5. (1) Изнасянето на дела или документи извън помещенията на АС при САБ от съответните компетентни органи става само във вид на копия и въз основа на писмен акт на съдия или прокурор.

(2) Заверените от АС при САБ копия на дела и документи се предават срещу подпис на изрично и поименно посочено в акта длъжностно лице, само след внасяне на съответната такса.

Чл. 6. Служба "Регистратура":

1. приема и регистрира входящата кореспонденция;

2. експедира изходящата кореспонденция;

3. осигурява информация за получената и изпратената кореспонденция;

4. води разносна книга;

5. разпределя и направлява постъпилата поща;

6. изпълнява и други задължения, свързани с документооборота и административното обслужване, възложени от председателя на АС при САБ и съдебния администратор.

Чл. 7. В регистратурата се водят входящ дневник и изходящ дневник на електронен носител.

Чл. 8. Всеки входящ или изходащ документ в електронната система на АС ппри САБ притежава уникален регистрационен номер във формат „ггггммддччммсс” (година, месец, ден, час, минута, секунда).

Чл. 9. Във входящия дневник се описват всички документи и дела, постъпващи в АС при САБ.

Чл. 10. В изходящия дневник се описват всички изходящи от АС при САБ документи и дела.

Чл. 11. (1) Отбелязванията във входящия и изходящия дневник се номерират последователно.

(2) На първата страница на всеки приет или издаден от АС при САБ документ се отбелязват регистрационният номер. При поискване от вносителя на документа тези данни се отбелязват и на представено от него копие.

(3) При обработването на постъпили по пощата книжа се запазва пликът. Върху първата страница на постъпилите книжа се записва номерът на обратната разписка или датата на пощенското клеймо с означение, че са получени по пощата.

Чл. 12. Книжата, отнасящи се до висящи дела, се предават от служба "Регистратура" на Съдебния секретар в деня на постъпването им.

Чл. 13.(1) Книжата, по които се образуват дела, се предават най-късно на следващия ден от постъпването им на председателя на АС при САБ, който образува делото, ако са налице процесуалните изисквания. След което председателя на АС при САБ определя решаващия орган съобразно реда на избор на арбитри уреден в арбитражното споразумение, а при липса на такъв, съобразно разпоредбите на ЗМТА.

(2) След образуване на делото председателят на АС при САБ предава делото на решаващия орган.

(3) Разпорежданията на решаващия орган за оставяне без движение при нередовни книжа се изпълнява от Съдебния секретар, а материалите се съхраняват в отделна папка.

Чл. 14. (1) Съдебният секретар:

1. съставя протоколи за откритите съдебни заседания;

2. изготвя списъци за реда и часовете на разглеждане на делата по образец съгласно приложение № 1 изготвя и поставя списъците за реда и часовете на разглеждане на делата пред съдебната зала и информационните табла;

3. подрежда по реда на постъпването книжата от заседанията;

4. изпълнява разпорежданията на решаващия орган, постановени в откритите, закритите и разпоредителните заседания;

5. съставя документи за изплащане на определените суми за възнаграждения и разноски на експерти, свидетели, съдебни заседатели и др.;

6. съставя списъци на лицата за призоваване в АС при САБ след първото по делото заседание, на които отбелязва кога и къде са изпратени призовките и съобщенията;

7. най-малко седем дни преди заседанието проверява връщането на призовките и другите книжа по делото и докладва резултата на решаващия орган;

8. най-късно в тридневен срок от съдебното заседание изготвя призовките по отложените дела и отразява резултата в книгата за откритите заседания;

9. изготвя преписите на съдебни актове;

10. образува в дела разпределените по докладчици входящи документи;

12. извършва вписвания в съответните деловодни книги;

13. изпраща призовките и съобщенията по делата, с изключение на тези по отложените дела;

14. подрежда новопостъпили документи към висящите дела;

15. следи за изтичане на процесуалните срокове, представя делата на решаващия орган и изпълнява неговите указания;

16. организира и поддържа подреждането на делата в деловодството;

17. предоставя справки по делата;

18. подготвя и изпраща до ВКС на РБ делата, по които са постъпили жалби по чл.47 ЗМТА;

19. предава в архива приключените дела;

21. отразява в електронната папка съответния статус и местоположение на делото;

22. изпълнява и други задължения, свързани с документооборота и възложени му от председателя на АС при САБ.

(2) При невъзможност на съдебния секретар да извърши съответното действие Председателя на АС при САБ може да извърши действия от компетентността на съдебния секретар

Чл. 15. В деловодството се водят следните книги и регистри:

1. описна книга;

2. регистър на съдебните решения и определения.

Чл. 16. (1) Описната книга осигурява информация за делата от образуването им до предаването в архива.

(2) В описната книга се отразяват и промените на обстоятелствата относно предмета, страните, настъпили в хода на делото.

Чл. 17. В регистърът на съдебните решения и определения се вписва диспозитива на решението или определението. Съдебното решение или определение получава номер генериран от датата на постановянето му и номера на делото. Номерът и датата на съдебното решение или определение се отразяват в описната книга.

Чл. 18. (1) Книжата по образуваните дела се поставят в папки.

(2) Върху предната корица на папките се отбелязват наименованието АС при САБ, страните, датата на образуване и приключване и датите на насрочените открити съдебни заседания.

(2) Всички книжа, които постъпват или се съставят по делото, се прикрепват последователно в папката и се номерират. При запълване на корицата на делото с книжа към долната страна на корицата се прикрепя с машинки нова папка, на която се отбелязва същият номер на делото. Първата папка се обозначава като том 1, а следващата като том 2 и т. н. Номерата на поредния том се отбелязват над целия номер на делото. На празен лист в края на първата папка се отбелязва: "Следва том 2" и така за всеки пореден том. Номерирането на книжата, които се прилагат в новите томове, следва номерацията на книжата от предишния том.

Чл. 19. (1) Папките с несвършени дела се подреждат вертикално върху рафтовете по пореден номер за всяка календарна година.

(2) Делата, по които тече срок за извършване на определени процесуални действия, се подреждат на отделен рафт.

(3) Свършените дела, по които има влязло в сила решение, се предават на архив.

Чл. 20. (1) Делата се съхраняват в деловодството. При изнасяне на дело от деловодството деловодителят записва в картона за взето дело, кой взема делото, номера на делото и датата. Картонът за взето дело се поставя на мястото на взетата папка. Картонът за взето дело се използва многократно по различни дела.

(2) При постъпване на документи по дело, когато същото не се намира в деловодството, документите се поставят в папка-джоб, която се подрежда на рафта до картона за взето дело. При връщане на делото в деловодството документите се прилагат към делото.

Чл. 21. (1) Новообразуваните дела се вписват в съответната описна книга най-късно на следващия работен ден след предаването им в деловодството.

(2) В деня на вписване делото се докладва на Председателя на АС при САБ за определяне на решаващ орган и насрочване.

(3) Решаващия орган определя датата и часа на съдебните заседания.

(4) При определяне на часовете на съдебните заседания се вземат предвид местожителството на призоваваните лица.

(5) Делата, по които има съвпадащи страни, се насрочват по възможност в един и същи ден.

Чл. 22. (1) Съдебния секретар изпраща призовките по новообразуваните дела най-късно в тридневен срок от насрочването им.

(2) Призовката има съдържание съгласно изискванията на процесуалните закони.

(3) Съдебния секретар незабавно преглежда върнатите призовки, а неправилно връчените както и невръчените се докладват същия ден на решаващия орган.

(4) Резултатът по решените дела се отразява в описната книга от съдебния секретар.

Чл. 23. Най-късно на следващия ден след предаване на решеното дело съдебния секретар изготвя и изпраща обявления на страните, за което прави отбелязване върху решението.

Чл. 24. (1) Ако някое дело бъде изгубено или унищожено преди изтичане на срока за пазенето му, по нареждане на председателя на АС при САБ то се възстановява. За целта се съставя акт от съдебния администратор и се използват всички книжа, отнасящи се до делото, които се намират в АС при САБ, в други учреждения и в страните.

(2) След като се приключи събирането на материалите и се съставят проектите за възстановяваните книжа, решаващия орган в открито заседание с призоваване на страните се произнася по възстановяването с определение, което подлежи на обжалване по общия ред.

(3) По реда на предходните алинеи се възстановяват и изгубени или унищожени съдебни актове и съдебни книжа.

Чл. 25. Препис от влязлото в сила решение или определение, се издава в един оригинал, само в полза на страната по делото, чиито права подлежат на принудително изпълнение.

Чл. 26. Представените по делото писмени доказателства и документи се връщат на страните по тяхна писмена молба след приключване на делото с влязъл в сила съдебен акт по разпореждане на решаващия орган.

Чл. 27. Всички действия на деловодството по привеждане в изпълнение на влезли в сила съдебни актове се отбелязват с датирана бележка върху самия акт, която се подписва от съдебния служител, извършил действието.

Чл. 28. Служба "Електронен архив" осигурява съхраняването на всички свършени дела, деловодни книги и документи.

Чл. 29. Служба "Електронен архив":

1. приема от Съдебния секретар приключените през предходнят месец арбитражни дела;

2. извършва сканиране в ПДФ формат на приключените дела и ги съхранява на електронен носител;

3. извършва всички видове справки по приключилите дела;

4. извършва преглеждане и унищожаване на делата с изтекъл срок на съхранение;

5. извършва и други дейности, възложени от съдебния администратор и от председателя на АС при САБ, свързани с предадените в службата дела и документи.

Чл. 30. След приключване на делото и изтичане на един месец, след изтичане на срока по чл.48 ЗМТА или в едномесечен срок от влизане в сила на решението по чл. 49 ЗМТА с което е отхвърлено искането по чл.47 ЗМТА, арбитражното дело се сканира във ПДФ формат в резолюция не по-малко от 100 пиксела и се записва като електронно копие на магнитен носител. Електронното копие, удостоверено с електронен подпис на АС при САБ към момента на неговото запазване, се счита вярно с оригинала на документа.

Чл. 31. След запазване на електронното копие, на магнитен носител, арбитражното дело, се унищожава, чрез нарязването му, по начин правещ възстановянето му невъзможно.

Чл. 32. В електронния архив се съхраняват приключените дела в продължение на 10 години от приключване на производството. След изтичане на този срок се съхраняват само решенията и мотивите към тях, както и сключените спогодби.

Чл. 33. (1) Печатът на АС при САБ има кръгла форма с диаметър 30 мм и следното съдържание:

1. в средата – на два реда, на първия ред: АРБИТРАЖЕН, на втория ред: СЪД;

2. около текста по т. 1 в кръг е разположен надпис: ПРИ СЪЮЗА НА АРБИТРИТЕ В БЛЪЛГАРИЯ.

(2) АС при САБ може да има само печат, който се изработва в "Монетен двор" - ЕООД, София.

(3) Мастилото за печатът се изработва в НИКК, след заповед на Министъра на вътрешните работи.